Tin tức

Hướng dẫn dùng Powerpoint 2013 - Bài 6: Duyệt lại và xem bài thuyết trình (Phần 3)

21/01/2014

Chuẩn bị ghi chú và tài liệu phát

Nếu bạn cung cấp bài thuyết trình trước khán giả, bạn có thể muốn thêm một số ghi chú để chỉ dẫn. Mỗi trang trình bày trong một bài thuyết trình PowerPoint có một trang ghi chú tương ứng. Khi bạn tạo trang trình bày, bạn có thể nhập các ghi chú có liên quan đến nội dung của trang trình bày bằng cách bấm vào cửa sổ Notes và gõ. Nếu bạn muốn điều gì đó khác so với văn bản trong các ghi chú, bạn phải chuyển sang chế độ xem Notes Page bằng cách nhấn vào nút Notes Page trong nhóm Presentation Views trên tab View. Khi ghi chú được hoàn tất, bạn có thể in ra để sẵn sàng hướng dẫn thuyết trình.

Tùy từng khán giả nghe thuyết trình, bạn có thể cung cấp các tài liệu phát về bài thuyết trình cho họ để  họ có thể ghi chép. In tài liệu dưới dạng tờ rơi đòi hỏi một vài quyết định, chẳng hạn theo chín định dạng có sẵn bạn muốn sử dụng và có hay không bạn muốn thêm đầu và chân trang, ngược lại bạn không cần phải làm bất cứ điều gì đặc biệt để tạo ra các tài liệu phát đơn giản.

Hoàn thiện bài thuyết trình

Ngày nay, nhiều báo cáo được phân phối dưới dạng điện tử, hoặc bằng e-mail hoặc từ một trang web. Khi xây dựng một bài thuyết trình, nó có thể bao gồm những thông tin mà bạn không muốn trong phiên bản cuối cùng, chẳng hạn như tên của những người đã làm việc trên bài thuyết trình, các ý kiến ​​ nhận xét đã được thêm vào các tệp tin, hoặc văn bản ẩn về tình trạng và các giả định. Nếu trình bày không bao giờ rời khỏi máy tính của bạn, bạn không phải lo lắng rằng nó có thể chứa một cái gì đó mà bạn không muốn người khác nhìn thấy. Tuy nhiên, nếu các tệp tin bài thuyết trình được chia sẻ với người khác, bạn sẽ muốn loại bỏ những thông tin nhạy cảm và giám sát thông tin trước khi bạn phát hành bài thuyết trình.

Để kiểm tra một số thông tin gắn liền với một bài thuyết trình, bạn có thể hiển thị các thuộc tính trên trang Info trong tab File. Bạn có thể thay đổi hoặc xóa một số thuộc tính trong cửa sổ Properties, hoặc bạn có thể hiển thị hộp thoại Document Panel hoặc Properties bằng cách nhấp vào Properties ở phía trên của cửa sổ và nhấp vào tùy chọn bạn muốn. Tuy nhiên, để tự động hóa quá trình tìm kiếm và loại bỏ tất cả các thông tin không liên quan và có khả năng bảo mật, PowerPoint cung cấp một công cụ được gọi là Document Inspector.


Sau khi chạy Document Inspector, bạn sẽ thấy một bản tóm tắt các kết quả tìm kiếm, và bạn có thể lựa chọn loại bỏ tất cả các mục tìm thấy trong từng danh mục.

PowerPoint cũng bao gồm hai công cụ hoàn thiện khác:

- Check Accessibility (Kiểm tra khả năng truy cập): Công cụ này kiểm tra các yếu tố bài thuyết trình và các định dạng gây khó khăn cho những người khuyết tật có thể đọc. Báo cáo tìm kiếm trong ngăn công việc (Accessibility Checker), và cung cấp các gợi ý để sửa chữa bất kỳ vấn đề tiềm tàng.

- Check Compatibility (Kiểm tra tính tương thích): công cụ này kiểm tra việc sử dụng các tính năng không được hỗ trợ trong phiên bản trước của PowerPoint. Nó hiển thị một danh sách các tính năng mà có thể bị mất hoặc bị hỏng nếu bạn lưu bài thuyết trình theo một định dạng tệp tin PowerPoint với phiên bản trước.

Sau khi đã xử lý thông tin không liên quan và các vấn đề khả năng truy cập và khả năng tương thích, bạn có thể đánh dấu một bài thuyết trình là hoàn tất và tạo một tệp tin chỉ đọc, để người khác biết rằng họ không nên thay đổi bài thuyết trình được phát hành này. Quá trình này không khóa trình bày, tuy nhiên, nếu bạn muốn thay đổi bổ sung cho bài thuyết trình, bạn có thể dễ dàng tắt trạng thái cuối cùng.

Các tin khác