Tin tức

Hướng dẫn dùng Powerpoint 2013 - Bài 6: Duyệt lại và xem bài thuyết trình

20/01/2014

Trước khi thực hiện thuyết trình bằng Microsoft PowerPoint 2013, bạn nên dành thời gian duyệt lại bài thuyết trình giúp đảm bảo một kết quả thành công.

Trước khi đưa ra bài thuyết trình mới đến với người xem và cộng đồng, bạn nên kiểm tra một vài thiết lập và kiểm chứng văn bản của các trang trình bày tốt hơn trên giấy, theo đó lỗi chính tả dường như thể hiện rõ hơn so với trên màn hình. Khi đã hài lòng với bài thuyết trình, bạn có thể chuẩn bị thời điểm cho ánh đèn sân khấu bằng cách tạo ra các ghi chú cho người nói. Bạn cũng có thể tạo các tài liệu phát để cung cấp cho khán giả, để nhắc họ sau thông điệp trình bày của bạn.

Khi tất cả những công việc này hoàn tất, bạn nên loại bỏ thông tin không liên quan trước khi tuyên bố chính thức bài thuyết trình.

Nếu bạn sẽ cung cấp bài thuyết trình từ máy tính của bạn dưới dạng trình chiếu điện tử, bạn cần mất thêm một chút thời gian để làm quen với các công cụ có sẵn trong chế độ xem Slide Show, theo đó thay vì xuất hiện trong một cửa sổ, các trang trình bày chiếm toàn bộ màn hình. Bạn điều hướng qua các trang trình bày bằng cách nhấn vào nút chuột hoặc bằng cách nhấn các phím mũi tên, di chuyển tiến và lùi một trang trình bày tại một thời điểm hoặc chuyển đến trang trình bày cụ thể theo nhu cầu của bạn hoặc yêu cầu của người xem. Trong khi trình chiếu, bạn có thể đánh dấu trang trình bày với một cây bút trên màn hình hoặc bút đánh dấu để nhấn mạnh một điểm.

Trong bài này, bạn sẽ thiết lập trang trình bày để thuyết trình, xem trước một bài thuyết trình, và in các trang trình bày được chọn. Bạn sẽ loại bỏ các thuộc tính gắn liền với một bài thuyết trình và ngăn người khác làm thay đổi nó. Cuối cùng, bạn sẽ tìm hiểu cách làm thế nào để phân phát bài trình bày, bao gồm cả đánh dấu lên các trang trình bày trong khi hiển thị chúng.

Thiết đặt bài thuyết trình

Trước đây, bài thuyết trình được thực hiện bởi người trình bày sử dụng các tài liệu hỗ trợ. Từng chút một, "giáo cụ trực quan" như bảng vẽ màu trắng hoặc bảng kẹp giấy (flip chart) được thêm vào, và cuối cùng, người trình bày bắt đầu thực hiện bài thuyết trình của họ với trang trình bày. Để giúp đỡ người trình bày, các phiên bản đầu của PowerPoint cung cấp các định dạng đầu ra tối ưu hóa cho các trang trình bày với các kích cỡ khác nhau, bao gồm các trang trình bày 35mm và tấm axit được sử dụng với máy chiếu.

Mặc dù công nghệ đã phát triển tới mức mà hầu hết các bài thuyết trình hiện nay cung cấp dưới dạng điện tử, PowerPoint 2013 vẫn còn cung cấp các định dạng đầu ra, cũng như các định dạng được thiết kế để in trên giấy. Thông thường, bạn sẽ thấy mặc định, định dạng trên màn hình đầy đủ cho nhu cầu của bạn. Nếu bạn có một màn hình rộng, hoặc nếu bạn biết bạn sẽ sử dụng một phương pháp phân phối khác so với máy tính để trình bày bài thuyết trình, bạn nên thiết lập các định dạng của bài thuyết trình trước khi bạn bắt đầu phát triển nội dung để phù hợp với kích thước cuối cùng của bài thuyết trình.

Theo mặc định, các trang trình bày có kích thước cho một trang màn hình với tỷ lệ chiều rộng và chiều cao là 4:3 (10 × 7.5 inch). Các trang trình bày được định hướng theo chiều ngang, với số trang trình bày bắt đầu từ 1. Bạn có thể thay đổi các thiết lập trong hộp thoại Slide Size (Custom Slide Size), trong nhóm Customize trên tab Desgin bạn có thể chọn các kích thước trang trình bày sau đây:

 

- On-screen Show: Đối với một trang trình bày chiếu trên màn hình điện tử với tỉ lệ khác nhau (4:3, 16:9, hoặc 16:10)

- Letter Paper: Đối với một bài thuyết trình in trên khổ giấy letter 8,5 x 11 inch (Mỹ)

- Ledger Paper: Đối với một bài thuyết trình in trên khổ giấy 11 × 17 inch.

- A3Paper, A4Paper, B4(ISO) Paper, B5(ISO) Paper : Đối với một bài thuyết trình in trên giấy có kích thước theo chuẩn quốc tế khác nhau

- 35mm Slides: Dành cho các trành trình bày 35mm được sử dụng trong một băng chuyền với một máy chiếu

- Overhead: trong suốt cho một máy chiếu trên cao

- Banner : Dành cho tựa đề lớn cho một trang Web

- Custom: Dành cho các các trang trình bày có kích thước phi chuẩn.

Nếu muốn các thông tin chỉ định giống nhau nhau xuất hiện ở dưới cùng của tất cả các trang trình bày, bạn có thể chèn thông tin đó vào chân trang (footer). Bạn có thể chỉ định ngày và thời gian, số lượng trang trình bày, và tùy chỉnh văn bản trong hộp thoại Header and Footer, trong đó cho thấy một bản xem trước nơi các mục thông tin chỉ định sẽ xuất hiện trên trang trình bày.

 

Nếu bạn sẽ cung cấp một bài thuyết trình trước khán giả và sẽ điều khiển sự tiến trình của các trang trình bày thủ công, các thiết lập mặc định sẽ làm việc tốt. Tuy nhiên, việc cung cấp các trang trình bày đã được gán thiết lập thời gian nâng cao trong tab Transitions, bạn có thể thiết lập bài thuyết trình để chạy tự động, hoặc một lần hoặc liên tục. Ví dụ, bạn có thể muốn thiết lập trình chiếu sản phẩm trong một cửa hàng hoặc tại một hội chợ thương mại để nó chạy tự động, việc trình chiếu lặp lại cho đến khi một người nào đó thực hiện dừng. Tất cả chỉ mất là một vài thiết lập trong các hộp thoại Set Up Show trong nhóm Setup của tab Slide Show.

Các tin khác