Tin tức

Hướng dẫn dùng Powerpoint 2013 - Bài 3: Làm việc với văn bản trang trình bày (phần 4)

09/01/2014

Kiểm tra chính tả và chọn từ tốt nhất

Các tính năng AutoCorrect là rất hữu ích nếu bạn thường xuyên gõ lỗi chính tả giống nhau. Tuy nhiên, hầu hết các lỗi chính tả là kết quả do lỗi ngón tay định vị thất thường hoặc trí nhớ. Bạn có thể sử dụng hai phương pháp khác nhau để đảm bảo rằng những lời trong bài thuyết trình của bạn được viết đúng chính tả, mặc dù các sự cố ngẫu nhiên.

- Theo mặc định, trình kiểm tra chính tả của PowerPoint kiểm tra chính tả của toàn bộ bài thuyết trình, tất cả các trang trình bày, đề mục, các trang ghi chú,  các trang tài liệu phát tay, sử dụng bộ từ điển. Chú ý tới những từ không có trong từ điển của nó và có thể sai chính tả, PowerPoint tô đậm các từ đó với một biểu tượng lượn sóng màu đỏ gạch dưới. Bạn có thể kích chuột phải vào từ lượn sóng màu đỏ gạch dưới để hiển thị một menu với một danh sách các đánh vần có thể. Bạn có thể chọn đúng chính tả từ trình đơn hoặc để PowerPoint bỏ qua.

- Để giải quyết với lỗi chính tả tiềm tàng trong khi tạo một bài thuyết trình, bạn có thể kiểm tra toàn bộ trình bày trong một lần bằng cách nhấn vào nút Spelling trong nhóm Proofing trên tab Review. PowerPoint sau đó làm việc theo cách riêng với bài thuyết trình, và nếu nó gặp một từ không có trong từ điển của nó, nó sẽ hiển thị hộp thoại Spelling. Sau khi bạn biết có bao nhiều từ PowerPoint cần phải xử lý, nó di chuyển lần lượt và hiển thị các từ tiếp theo mà không có trong từ điển, và như vậy cho đến hết bài thuyết trình.

Phiên bản tiếng Anh của Microsoft Office 2013 bao gồm các từ điển tiếng Anh, tiếng Pháp, và Tây Ban Nha. Nếu bạn sử dụng một từ hoặc cụm từ từ một ngôn ngữ khác, bạn có thể đánh dấu nó để PowerPoint không đánh dấu nó là một lỗi chính tả.

Bạn không thể thay đổi từ điển chính trong PowerPoint, nhưng bạn có thể thêm các từ viết đúng chính tả có gắn cờ là lỗi chính tả vào điển bổ sung PowerPoint (gọi là CUSTOM.DIC). Bạn cũng có thể tạo và sử dụng từ điển tùy chỉnh và sử dụng từ điển từ các chương trình khác của Microsoft.


PowerPoint có thể kiểm tra chính tả của bạn, nhưng nó không thể cảnh báo bạn nếu bạn không sử dụng từ tốt nhất. Ngôn ngữ thường là theo ngữ cảnh ngôn ngữ mà bạn sử dụng trong một bài thuyết trình cho các thành viên của một câu lạc bộ khác với ngôn ngữ bạn sử dụng trong một bài thuyết trình kinh doanh. Để chắc chắn rằng bạn đang sử dụng từ mà truyền đạt tốt nhất ý nghĩa của bạn trong bất kỳ hoàn cảnh nào, bạn có thể sử dụng tính năng Thesaurus để tìm kiếm các từ thay thế, được gọi là từ đồng nghĩa với một từ đã chọn.


Tìm và thay thế văn bản và phông chữ

Bạn có thể tìm và thay đổi văn bản cụ thể trong một bài thuyết trình bằng cách nhấn vào các nút trong nhóm Editing của tab Home để làm như sau:

- Nhấp vào nút Find  để xác định vị trí mỗi lần xuất hiện của một từ, một phần của một từ, hoặc một cụm từ. Trong hộp thoại Find, nhập văn bản, và sau đó nhấp vào Find Next. Bạn có thể chỉ định PowerPoint  nên xác định vị trí thông tin phù hợp với giá giá trị chính xác (còn được gọi là “case”), nói cách khác, nếu bạn tìm từ person, bạn không muốn PowerPoint  tìm từ Person. Bạn cũng có thể chỉ định cho PowerPoint liệu có nên tìm thông tin phù hợp với lựa chọn toàn văn, nói cách khác, nếu bạn tìm person, bạn không muốn PowerPoint tìm personal.


- Nhấp vào nút Replace để xác định vị trí mỗi lần xuất hiện của một từ, một phần của một từ, hoặc một cụm từ và thay thế nó bằng một từ hoặc cụm từ khác khác. Trong hộp thoại Replace, bạn nhập văn bản bạn muốn tìm và những từ muốn thay thế, nhấn Find Next, và sau đó nhấp vào Replace để thay thế sự xuất hiện được tìm thấy. Bạn cũng có thể nhấp vào Replace All để thay thế tất cả các lần xuất hiện. Một lần nữa, bạn có thể chỉ định  tiêu chí phù hợp với chữ hoa và toàn bộ.


Bạn cũng có thể nhấn vào mũi tên Replace, và trong danh sách Replace, kích Replace Font để tìm và thay thế phông chữ trong một bài thuyết trình. Trong hộp thoại Replace Font, bạn có thể chỉ định phông chữ mà bạn muốn thay đổi và phông chữ mà bạn muốn PowerPoint thay thế 


Các tin khác