Tin tức

Những tính năng mới trong Microsoft Excel 2013

29/07/2013

Quản lý các tệp và thiết đặt trong chế độ Backstage View


Nếu đã sử dụng Excel 2007, bạn sẽ nhận thấy một thay đổi quan trọng: nút Microsoft Office, nằm ở góc trên bên trái của cửa sổ chương trình trong Excel 2007, được thay thế bằng các tab File. Sau khi phát hành Microsoft Office System 2007, Nhóm kinh nghiệm người sử dụng văn phòng kiểm tra và xác định cách có thể cải thiện. Trong quá trình này, họ phát hiện ra rằng có thể phân chia công việc của người sử dụng thành hai loại: công việc bên "trong", chẳng hạn như định dạng và tạo ra công thức, làm ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung của bảng tính, và công việc "bên goài", chẳng hạn như lưu trữ và in, hay có thể coi là công việc quản lý sổ tính. Trên cơ sở đó công việc quản lý sổ tính được đặt trong Tab File theo đó người dùng có thể xem ở chế độ Backstage.

 

Xem trước dữ liệu sử dụng Paste Preview

Một trong những công việc phổ biến nhất được thực hiện bởi người sử dụng Excel liên quan đến việc cắt dán hoặc sao chép nội dung bảng tính. Người sử dụng có thể để dán dữ liệu từ bộ nhớ đệm Clipboard và kiểm soát các yếu tố định dạng được dán vào vị trí mới, tuy nhiên, trong các phiên bản trước, bạn phải chọn một tùy chọn dán, quan sát các kết quả, và thử tùy chọn khác cho đến khi bạn chấp nhận tùy chọn có kết quả mong muốn.


 

Tùy chỉnh Giao diện người dùng

Trong phiên bản Excel 2007, đã cho phép người dùng chỉnh sửa các cửa sổ chương trình bằng cách thêm và loại bỏ các lệnh trên Quick Access Toolbar. Trong Excel 2013, bạn vẫn có thể thay đổi vào Quick Access Toolbar, nhưng bạn cũng có nhiều lựa chọn hơn cho việc thay đổi giao diện ribbon. Bạn có thể ẩn hoặc hiển thị các tab ribbon có sẵ, thay đổi thứ tab ribbon, thêm nhóm tùy chỉnh cho một tab ribbon, và tạo tùy chỉnh ribbon đó. Các nhóm tùy chỉnh cung cấp dễ dàng truy cập vào các lệnh băng hiện tại cũng như lệnh tùy chỉnh mà chạy macro được lưu trữ trong bảng tính.


 

Tổng hợp dữ liệu sử dụng các hàm chính xác hơn

Trong các phiên bản trước của Excel, chương trình có chứa các hàm thống kê, khoa học, kỹ thuật, và các hàm tài chính sẽ trả về kết quả không chính xác trong một số trường hợp. Đối với Excel 2013, đội ngũ lập trình Excel xác định các hàm trả lại kết quả không chính xác và kết hợp với các nhà phân tích về các lĩnh vực liên quan để cải thiện độ chính xác của các hàm.
Đội phát triển Excel cũng thay đổi quy ước đặt tên được sử dụng để xác định các chức năng của chương trình. Sự thay đổi này là đáng chú ý nhất liên quan đến hàm thống kê chính của chương trình với. 
RANK.AVG
Trả về thứ hạng của một số trong một danh sách các số: Độ lớn của số đó trong mối tương quan với các giá trị khác trong danh sách; nếu nhiều giá trị có cùng một thứ hạng, thì trả về thứ hạng trung bình
RANK.EQ
Trả về thứ hạng của một số trong danh sách các số. Độ lớn của số đó tương quan với các giá trị khác trong danh sách; nếu nhiều giá trị có cùng một thứ hạng, thì trả về thứ hạng cao nhất của tập giá trị đó.
Có thể trong Excel 2013 bạn xây dựng các công thức sử dụng các hàm cũ. Excel đã nhóm các hàm này trong một nhóm mới gọi là các hàm tương thích. Các hàm cũ xuất hiện ở dưới cùng của danh sách Formula AutoComplete, nhưng họ được đánh dấu bằng một biểu tượng khác với các chức năng mới hơn. 
Khi người dùng mở các tệp có các hàm của phiên bản mới trong các phiên bản cũ Ví dụ Excel 2007 hoặc phiên bản trước đó, trình kiểm tra tương thích sẽ trả về lỗi #NAME? 

Tóm tắt dữ liệu dữ liệu sử dụng Sparklines

Trong Excel 2013, Sparkline là một dạng biểu đồ nhỏ tóm tắt dữ liệu mô tả phần tử dữ liệu trong danh sách. Những bổ sung nhỏ nhưng mạnh mẽ để Excel 2013 nâng cao báo cáo của chương trình và khả năng tóm tắt.
Việc thêm Sparkline để mô tả tóm tắt  và cung cấp bối cảnh cho một giá trị duy nhất, chẳng hạn như trung bình hoặc tổng, hiển thị trong bảng tính. Excel 2013 bao gồm ba loại Sparkline: dòng, cột, và tăng/giảm. Sparkline dòng là một biểu đồ đường thẳng có hiển thị một xu hướng dữ liệu theo thời gian. Một Sparkline cột tóm tắt dữ liệu theo thể loại, chẳng hạn như doanh số bán hàng theo loại sản phẩm hoặc theo tháng. Cuối cùng, tăng/giảm Sparkline chỉ ra các điểm trong một loạt dữ liệu tích cực, không, hoặc tiêu cực.


Lọc dữ liệu PivotTable Sử dụng Slicers

Với báo cáo bằng PivotTable, người dùng có thể tóm tắt dữ liệu lớn một cách hiệu quả, chẳng hạn như sắp xếp lại các giá trị tự động nhấn mạnh khía cạnh khác nhau của dữ liệu. Nó hữu ích khi hạn chế dữ liệu xuất hiện trong một PivotTable, vì vậy nhóm nghiên cứu Excel bổ sung các chức năng cho người dùng để lọc  các báo cáo PivotTable.
Slicers, là tính năng mới trong Excel 2013, giúp hiển thị trực quan các giá trị xuất hiện trong một PivotTable và được ẩn. Chúng đặc biệt hữu ích khi trình bày dữ liệu cho việc xây dựng các báo cáo thể hiện hình ảnh giúp đánh giá số liệu một cách trực quan thay vì các con số Ví dụ, một nhà phân tích của công ty có thể sử dụng Slicer để chỉ ra tháng được hiển thị trong một báo cáo tổng kết bằng PivotTable.
  

Hình ảnh hóa dữ liệu sử dụng định dạng điều kiện được cải tiến.

Trong Excel 2007, Nhóm lập trình Excel cải thiện rất nhiều khả năng của người dùng để thay đổi định dạng của một ô dựa trên nội dung của ô. Một định dạng có điều kiện mới,  với các thanh dữ liệu, cho thấy giá trị tương đối của một ô bằng chiều dài của thanh bên trong ô có chứa các giá trị. Các ô trong phạm vi có chứa các giá trị nhỏ nhất hiển thị một thanh rỗng, và các ô có chứa các giá trị lớn nhất hiển thị một thanh kéo dài chiều rộng toàn bộ ô.
Hành vi mặc định của thanh dữ liệu Excel 2013  đã được thay đổi để chiều dài thanh được tính toán so với giá trị ban đầu, chẳng hạn như bằng không. Nếu muốn, bạn có thể hiển thị các giá trị dựa trên các phương thức của Excel 2007 hoặc thay đổi giá trị so với một cái gì đó khác không. Ngoài ra thanh dữ liệu trong Excel 2013 cũng khác với trong Excel 2007 chúng hiển thị các giá trị âm với một màu khác với các giá trị tích cực. 
Một định dạng điều kiện giới thiệu trong Excel 2007, bộ biểu tượng, hiển thị một biểu tượng được lựa chọn từ một bộ ba, bốn, hoặc năm biểu tượng dựa trên giá trị của một ô. Trong Excel 2007, người dùng bị hạn chế sử dụng các biểu tượng trong mỗi bộ và không có khả năng tạo ra bộ riêng của họ. Trong Excel 2013, bạn có thể tạo bộ biểu tượng tùy chỉnh từ các biểu tượng có trong chương trình.
Cuối cùng, với Excel 2013, bạn có thể tạo ra các định dạng có điều kiện đề cập đến giá trị trên các bảng khác với bảng tính có chứa các ô  bạn đang định dạng. Trong các phiên bản trước của Excel, người dùng phải tạo ra các định dạng có điều kiện liên quan tới giá trị trên cùng một bảng tính.

Tạo và hiển thị công thức toán học

Các nhà khoa học và các kỹ sư sử dụng Microsoft Excel để hỗ trợ công việc của họ thường muốn có phương trình trong sách bài tập của họ để giúp giải thích làm thế nào họ đến kết quả của đó. Excel 2013 đã tích hợp bộ thiết kế công thức, theo đó mà bạn có thể tạo công thức hoặc phương trình mà bạn muốn. Trình biên tập công thức mới có một số phương trình chung được xây dựng sẵn, chẳng hạn như công thức bậc hai và định lý Pythagore, nhưng nó cũng có nhiều mẫu mà bạn có thể sử dụng để tạo ra phương trình tùy chỉnh một cách nhanh chóng.

Sửa ảnh bên trong Excel 2013

Khi bạn trình bày dữ liệu trong một bảng tính Excel, bạn có thể chèn hình ảnh để minh họa những dữ liệu của mình. Ví dụ, một công ty vận chuyển có thể hiển thị hình ảnh được quét của một nhãn theo dõi hoặc một gói chuẩn bị đúng cách. Thay vì phải chỉnh sửa hình ảnh của bạn trong một chương trình riêng biệt, sau đó chèn chúng vào bảng tính Excel 2013, bạn có thể chèn hình ảnh và sau đó sửa đổi nó bằng cách sử dụng các công cụ chỉnh sửa được xây dựng trong Excel 2013.

Quản lý bảng tính lớn sử dụng phiên bản 64bit của Excel 2013

Một số người sử dụng Excel 2013, chẳng hạn như các nhà phân tích kinh doanh và các nhà khoa học, sẽ cần phải thao tác các tập dữ liệu rất lớn. Trong một số trường hợp, các bộ dữ liệu sẽ không phù hợp với nhiều hơn một triệu hàng có sẵn trong một bảng Excel 2013 tiêu chuẩn. Để đáp ứng nhu cầu của những người sử dụng, nhóm nghiên cứu sản phẩm Excel phát triển phiên bản 64-bit của Excel 2013. Phiên bản 64-bit tận dụng bộ nhớ có sẵn lớn trong máy tính mới.  Với khả năng này, người sử dụng các phiên bản 64-bit có thể lưu trữ hàng trăm triệu dòng dữ liệu trong một bảng tính. Ngoài ra, phiên bản 64-bit có lợi thế của bộ vi xử lý đa lõi để quản lý bộ sưu tập dữ liệu lớn một cách hiệu quả.

Tổng hợp dữ liệu lớn Sử dụng PowerPivot (Project Gemini) Add-in

Đối với các doanh nghiệp, việc  duy trì các tập dữ liệu ngày càng lớn, cần phải phân tích dữ liệu và phát triển hiệu quả sẽ rất quan trọng. Máy tính mạnh cung cấp một số cải tiến hiệu suất, nhưng ngay cả những máy tính nhanh nhất cũng mất nhiều thời gian để xử lý dữ liệu lớn đặt ra khi sử dụng các thủ tục quản lý dữ liệu truyền thống. Một add-in mới, PowerPivot cho Excel 2013, sử dụng kỹ thuật quản lý dữ liệu nâng cao để lưu trữ các dữ liệu trong bộ nhớ của máy tính, thay vì buộc các chương trình Excel đọc dữ liệu từ đĩa cứng. Đọc dữ liệu từ bộ nhớ của máy tính cải  tiến tốc độ phân tích dữ liệu và hoạt động hiển thị. Công việc đó có thể mất mấy phút nếu không có PowerPivot add-in của, ngượi lại bạn chỉ mất vài giây.

Truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu sử dụng Excel Web App và Excel Mobile 2010

Công việc thường xuyên di động,  cần truy cập dữ liệu Excel 2013 qua các thiết bị di động. Để cho phép các kịch bản sử dụng điện thoại di động, nhóm sản phẩm phát triển Excel Web App và Excel Mobile 2010. Excel Web App cung cấp một kinh nghiệm trung thực cao đó là rất tương tự như sử dụng các ứng dụng máy tính để bàn với Excel 2013. Ngoài ra, bạn có thể cộng tác với những người dùng khác theo thời gian thực.
Bạn có thể sử dụng Excel Web App trong Windows Internet Explorer 7 hoặc 8, Safari 4 và Firefox 3.5.

Định dạng dữ liệu có điều kiện

Chức năng conditional format mới bao gồm nhiề kiểu định dạng và icons và khả năng tô sáng chỉ những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất .. với chỉ 1 cú click chuột
 Đây là chức năng rất hay trong Excel 2013. Nếu bạn có một bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thường để đánh giá dữ liệu, chúng ta thường dùng các hàm rút trích và lọc dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. Thực hiện như sau: quét chọn một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy chọn:

Kiểu đánh giá sàng lọc:

Kiểu đánh giá này sẽ sàng lọc dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài như các phiên bản Excel trước đây. Chương trình thực hiện “sàng lọc tại chỗ” bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính:
Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than... (lớn hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau).
Khi bạn chọn xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi trong bảng tính.
- Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số ô có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn chọn đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20%... là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất.
Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:
 - Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn một màu ưng ý trong menu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng như nhận ra sự tăng giảm của số liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì số liệu của bạn càng có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị thấp.
- Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi chọn nhóm Color Scales, bạn hãy chọn một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chương trình áp dụng lên vùng chọn của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách chọn Color Scales > More Rules.
- Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn một nhóm biểu tượng mong muốn, chương trình sẽ tự động đặt các biểu tượng trước ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn trực quan về bảng tính. 
Ví dụ dấu biểu thị số liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị số liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ tự động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt được so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng. 
Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách chọn More Rules trong nhóm Icon Sets.

Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này rất mất thời gian. Tốt nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã chọn, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn một trong các kiểu xóa như Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột chọn), Entire Sheet (xóa trong cả sheet), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý).
Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2013 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày rất khoa học và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng lọc dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel.

PivotTables và PivotCharts 

Giống như PivotTables, PivotCharts cũng được thực hiện một cách dễ dàng trong giao diện mới này. Tất cả những cải thiện mới về việc lọc được cung cấp cho PivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung được cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2013, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây. 
Share 
Microsoft Excel 2013 có thể tích hợp với SharePoint để cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm.