Tin tức

Làm việc với bảng biểu trong microsoft word 2010

23/02/2013

Tiếp theo trong bài viết chèn đối tượng vào văn bản microsoft word 2010, bạn sẽ thực hiện các thao tác làm việc với bảng biểu trong microsoft word 2010.

1. Thao tác tạo bản và hiệu chỉnh bảng
Tạo bảng
Để tạo một bảng:
• Đặt con trỏ vào trang nơi bạn muốn tạo bảng
• Chọn tab Insert trên vùng Ribbon.
• Chọn vào nút Tables trên nhóm Tables. Bạn có thể tạo một bảng theo một trong 4 cách sau: 
 tạo mới bảng
- Đánh dấu số dòng và cột 
- Chọn Insert Table và nhập số dòng và cột
- Chọn vào Draw Table, tạo bảng bằng cách kích và nhập số dòng và cột
- Chọn Quick Tables và chọn bảng.
 tạo bảng trong word

Nhập dữ liệu trong một bảng 
Đặt con trỏ vào ô bạn muốn nhập thông tin. Và bắt đầu nhập

Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng

Để chỉnh sửa cấu trúc của bảng:
• Chọn vào bảng và bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon là: Design Layout. Hai tab này dùng để thiết kế và bố trí bảng.
 chỉnh cấu trúc bảng

Trên tab Design, bạn có thể chọn: 
Table Style Options 
 tùy chọn kiểu bảng
Draw Borders 
 
đường viền bảng

Để định dạng bảng, Chọn vào bảng và chọn tab Layout. Tab Layout này cho phép bạn thực hiện: 
 
• Xem Gridlines và Các thuộc tính (có trên nhóm Table). 
• Chèn dòng và cột (có trên nhóm Row & Columns).
• Xóa bảng, Dòng và cột (nhóm Rows & Columns).
• Trộn hoặc tách các ô (có trên nhóm Merge).
• Tăng và giảm kích thước ô (có trong nhóm Cell Size).
• Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nhóm Alignment).

2. Định dạng đường viền và nền cho bảng

 a. Định dạng đường viền cho bảng

Tạo đường viền cho Tables ta làm các bước sau: 
- Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools
- Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders 
định dạng đường viền
- Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK

 b. Tô nền cho bảng

Phối hợp màu sắc để tạo nền cho Tables. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau: 
-  Chọn các ô cần tô màu, sau đó nhấn vào Tables Tools chọn Design
-  Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ô đó. 
 tô nền cho bảng
Bạn có thể phối hợp các màu để cho Tables của bạn ấn tượng hơn

 3. Chèn công thức toán học vào bảng

Người dùng vẫn nghĩ công cụ Table của Word đơn giản chỉ là trình bày dữ liệu dạng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Excel về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hiện được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng.

Cũng có thể người dùng cho rằng tính toán trong Word còn chậm hơn là tính bằng tay rồi điền kết quả vào. Tuy nhiên, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Table của Word là việc khi chỉnh sửa dữ liệu thì máy có khả năng cập nhật kết quả, còn nếu tính bằng tay thì lại phải tính lại và điền lại. Lúc đó thì tính toán bằng tay lại chậm hơn.
chèn công thức vào bảng
Bảng 1. Bảng dữ liệu cần tính toán 
Lấy ví dụ cụ thể như ở bảng 1. Để thực hiện bảng dữ liệu trên, người dùng thực hiện qua ba bước: nhập dữ liệu, tính toán và định dạng.
Bước 1. Nhập dữ liệu tất cả các cột, trừ cột Thành tiền
Bước 2. Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá:

Hộp thoại Formula

- Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn lệnh Layout, nhóm Data, chọn Formula (fx)
 công thức trong bảng
- Nhập công thức tính theo hai cách tại ô Formula:
 nhập công thức
+ Tính trực tiếp theo cách dùng địa chỉ theo dòng và cột của Excel. Trong trường hợp cụ thể này, Số lượng là cột D, Đơn giá là cột C, dòng cần tính là dòng 2, nên công thức tính sẽ là =c2+d2
+ Hoặc có thể sử dụng các hàm có trong ô Paste Function ở bên dưới hoặc gõ tên hàm vào. Trong Word có thể sử dụng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị lớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) … và có thể sử dụng địa chỉ ô và vùng như Excel. Để tính Thành tiền có thể viết như sau: = Product(left) hoặc = Product(c2:d2)

 - Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví dụ: #,##0)
Bước 3. Sao chép xuống các ô bên dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste xuống các ô bên dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo dòng.
Bước 4. Tính tổng: kích chuột vào ô cuối cùng của dòng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định dạng tại ô Number Format rồi OK.
Trong quá trình làm việc, nếu dữ liệu tại các cột Số lượng và Đơn giá có điều chỉnh thì chỉ cần bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số liệu mới.
Chú ý: nếu người dùng nhập sai kiểu số liệu hoặc trong bảng có các ô dạng Merge Cells thì có thể kết quả tính toán sẽ không chính xác.

 Hộp thoại Formula
- Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đầu mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đầu từ dấu “=” (SUM(ABOVE): Tỉnh tổng các giá trị ở trên). Bạn phải điền đúng công thức của mỗi hàm. 
- Number format: Các định dạng kiểu số 
- Paste Function: Các hàm cơ bản: 
ABS: Trị tuyệt đối 
AND: Hàm và 
AVERAGE: Tính trung bình 
COUNT: Đếm 
IF: Hàm điều kiện 
INT: Hàm chia lấy phần nguyên 
MAX: Hàm lớn nhất 
MIN: Hàm nhỏ nhất 
MOD: Hàm chia lấy phần dư 
NOT: Hàm phủ định 
OR: Hàm hoặc 
ROUND: Hàm làm tròn 
SUM: Tính tổng

4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại

 • Chuyển đổi từ  Table sang Text:

- Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table
- Trong thẻ Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text
chuyển bảng sang text
- Hiển thị hộp thoại sau:
 bảng sang text
- Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

  • Paragrahp marks dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)
  • Tabs: có khoảng cách phím Tab
  • Commas: dấu phẩy
  • Other: dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh
- Nhấn OK

  Chuyển đổi từ  Text sang Table:
- Chọn dữ liệu muốn chuyển đổi thành Table
- Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table
 chuyển text sang bảng
- Hiển thị hộp thoại sau:
text sang bảng 
- Chọn tùy chọn thích hợp sau đó nhắp nút OK
- Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table
  • Paragrahp marks : dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)
  • Tabs : có khoảng cách phím Tab
  • Commas : dấu phẩy
  • Other : dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh
Quý khách có nhu cầu Đào tạo Microsoft OfficeHãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ thông tin đào tạo một cách tốt nhất!
Email: dungdq@esvn.com.vn
ĐT: 098-953.2900
Công ty ESVN luôn sẵn hàng hợp tác về lĩnh vực: Đào tạo Microsoft Officeđào tạo sharepointGiải pháp sharepointCổng thông tin SharePoint, giải pháp doanh nghiệp, thiết kế web, thương mại điện tửđào tạo thiết kế web

Công ty cổ phần Eastern Sun Việt Nam