Tin tức

Các thao tác cơ bản sử dụng trên Excel 2013

31/10/2013

Excel là 1 công cụ rất mạnh mẽ trong việc sử dụng để xử lí các dữ liệu lớn. Tuy nhiên, Excel đối với các phép tính toán cơ bản thì Excel cũng hoạt động tương đối tốt. Trong Excel có rất nhiều thông tin, chẳng hạn như thông tin về số, văn bản, hay là các công thức tính toán. Trong lúc thực hiện tính toán bạn nhập dữ liệu và phân nhóm cho các hàng và cột, cho phép bạn cộng tổng các dữ liệu, lọc và sắp xếp các dữ liệu ấy vào bảng tạo các biểu đồ thú vị. Sau đây là các bước cơ bản để thực hiện:

Cách tạo một cửu sổ làm việc mới:

Với các tài liệu Excel, mỗi cửa sổ là 1 trang tính, hay bảng tính. Bạn có thể thêm, hoặc tạo mới để tách biệt các dữ liệu của mình. Cách thực hiệ:
Bước 1:Bấm chuột chọn File > New.

Bước 2: Một cửa sổ hiện ra, đây là trang bạn có thể thao tác với các dữ liệu trong bảng tính.

cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-11

Cách nhập dữ liệu vào trong bảng tính
Bước 1: Click chuột vào ô trống ô trống bất kì. Ví dụ: ô A1 trong bảng tính.
Bước 2: Các ô kế tiếp sẽ tham chiếu tới các ô trong hàng và cột trong bảng tính, ô A1 nằm ở vị trí đầu tiên của bảng.
Nhập text, hoặc các số liệu vào trong ô. Nhấn tab để chuyển sang ô kế tiếp và nhấm Enter để xuống dòng.

Cách sử dụng tính tổng tự động

Tự động tính tổng giúp bạn thực hiện các thao tác tính toán 1 cách nhanh chóng, và đây là cách thực hiện:

Bước 1: Chọn vùng ô mà bạn muốn tính tổng.

Bước 2: Click Home > AutoSum, hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+=.

cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-2

Bảng tính trong Excel sẽ tự động tính tổng cộng tổng các số và hiện kết quả ở ô bạn đã chọn.

Cách tạo một công thức đơn giản trong Excel

Cộng tổng các số chỉ là một trong những điều bạn có thể làm, tuy nhiên Excel cũng có thể làm các phép toán khác. Hãy thử một số công thức đơn giản để cộng, trừ, nhân hay chia các con số của bạn.

Bước 1: Hãy chọn ô và nhập dấu bằng (=). Điều đó cho Excel biết rằng ô này sẽ chứa công thức.

Bước 2: Nhập tổ hợp các số và toán tử tính toán, giống như dấu cộng (+) để làm phép cộng, dấu trừ (-) để làm phép trừ, dấu hoa thị (*) để làm phép nhân hoặc dấu gạch chéo (/) để làm phép chia.

Ví dụ: nhập =2+4=4-2=2*4 hoặc =4/2.

Nhấn Enter. Việc tính toán được tiến hành như vậy.

Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+Enter nếu muốn con trỏ nằm ở ô hiện hoạt.

Cách áp dụng định dạng số

Để phân biệt giữa các loại số khác nhau, hãy thêm định dạng, giống như tiền tệ, phần trăm hay ngày tháng.

Bước 1: Chọn ô có các số bạn muốn định dạng.

Bước 2: Click Home > chọn General.

 cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-3

Bước 3: Chọn định dạng.

cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-4

Thêm dữ liệu vào trong bảng Excel

Cách đơn giản để sử dụng nhiều sức mạnh của Excel đó là cho dữ liệu của bạn vào bảng. Điều đó cho phép bạn nhanh chóng lọc hoặc sắp xếp dữ liệu cho người mới bắt đầu.

Bước 1: Hãy chọn dữ liệu của bạn bằng cách bấm ô đầu tiên và kéo thả xuống ô cuối cùng trong dữ liệu của bạn.

Bước 2:  Để dùng bàn phím, hãy nhấn giữ Shift trong khi nhấn phím mũi tên để chọn dữ liệu.

Hãy bấm nút Phân tích Nhanh ha5-1 ở góc dưới cùng bên phải của vùng chọn.

cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-5

Bước 3: Hãy bấm Bảng, di chuyển con trỏ tới nút Bảng để bạn có thể xem dữ liệu của mình trông sẽ như thế nào. Nếu bạn thích những gì mình thấy, hãy bấm nút đó.

cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-6

Bước 4: Bây giờ bạn có thể làm việc với dữ liệu của mình: Lọc để chỉ xem dữ liệu bạn muốn hoặc sắp xếp dữ liệu để bắt đầu từ đó, ví dụ như từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Hãy bấm mũi tên ha6-1 ở đầu trang bảng của cột.

Bước 5: Để lọc dữ liệu, hãy bỏ chọn hộp Chọn Tất cả để xóa tất cả các dấu kiểm rồi chọn các hộp dữ liệu bạn muốn hiện trong bảng.

cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-7

Bước 6: Để sắp xếp dữ liệu, hãy bấm Sắp xếp từ A đến Z hoặc Sắp xếp từ Z đến A.

cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-8

Hiện tổng cho các số của bạn

Các công cụ Phân tích Nhanh cho phép bạn cộng tổng các số nhanh chóng. Dù đó là tổng, trung bình hay phép đếm bạn muốn, Excel hiện các kết quả tính toán ngay bên dưới hoặc bên cạnh các con số.

Bước 1: Hãy chọn ô chứa các số bạn muốn cộng hoặc đếm.

Bước 2: Hãy bấm nút Phân tích Nhanh ha8-1 ở góc dưới cùng bên phải của vùng chọn.

Bước 3: Hãy bấm Tổng cộng, di chuyển con trỏ qua các nút để xem các kết quả tính toán cho dữ liệu của bạn rồi bấm nút đó để áp dụng tổng cộng.

cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-9

Thêm ý nghĩa vào dữ liệu của bạn

Định dạng có điều kiện hoặc biểu đồ thu nhỏ có thể tô sáng các dữ liệu quan trọng nhất hoặc hiện xu hướng dữ liệu. Hãy dùng công cụ Phân tích Nhanh dành cho Xem trước Trực tiếp để thử.

Bước 1: Chọn dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra kỹ hơn.

Bước 2: Bấm nút Phân tích Nhanh ha9-1 xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải vùng chọn của bạn.

Bước 3: Tìm hiểu các tùy chọn trên các tab Định dạng và Biểu đồ thu nhỏ để xem chúng ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn như thế nào.

cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-10

Ví dụ: chọn thang màu trong bộ sưu tập Định dạng để phân biệt nhiệt độ cao, trung bình và thấp.

cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-11

Bước 4: Nếu bạn thích cách trình bày dữ liệu đang xem, hãy bấm vào tùy chọn đó.

Hiện dữ liệu của bạn trong biểu đồ

Công cụ Phân tích Nhanh đề xuất biểu đồ phù hợp cho dữ liệu của bạn và cho bạn bản trình bày trực quan chỉ sau vài lần bấm.

Bước 1: Hãy chọn ô chứa dữ liệu bạn muốn hiện trong biểu đồ.

Bước 2: Hãy bấm nút Phân tích Nhanh ha11-1 xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải vùng chọn của bạn.

Bước 3: Hãy bấm Biểu đồ, di chuyển qua các biểu đồ được đề xuất để xem biểu đồ nào trông phù hợp nhất đối với dữ liệu của bạn rồi bấm biểu đồ bạn muốn.

cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-12

GHI CHÚ    Excel hiện các biểu đồ khác nhau trong bộ sưu tập này, tùy thuộc vào biểu đồ nào được đề xuất cho dữ liệu của bạn.

Lưu tài liệu của bạn

Bước 1: Bấm nút Save trên Thanh công cụ hoặc nhấn Ctrl+S.

cac-cac-co-ban-su-dung-trong-Excel-13

Bước 2: Nếu trước đó bạn đã lưu tài liệu của mình thì bạn đã thực hiện xong.

Bước 3: Bên dưới Lưu Như, hãy chọn vị trí lưu văn bản rồi duyệt tới thư mục.

Trong hộp File name, nhập tên cho văn bản.

Bấm Save để kết thúc.

Bước 4: Bấm File > In hoặc nhấn Ctrl+P.

Bước 5: Xem trước các trang bằng cách bấm các mũi tên Next Page và Previous Page.

Cửa sổ xem trước hiển thị các trang ở dạng đen trắng hoặc có màu, tùy thuộc vào thiết lập máy in của bạn.

Bước 6: Click chuột Print.


 


Các tin khác