Tin tức

[Học Word 2013] Bài 7: Xem trước, in và phân phối tài liệu - Phần 3

29/10/2013

Chuẩn bị các văn bản để phân phối qua điện tử

Khi một tài liệu được hoàn tất, bạn có thể phân phối trong hai cách cơ bản: trên giấy hoặc điện tử. Nếu bạn phân phối qua điện tử, bạn cần phải đảm bảo rằng không có thông tin cá nhân hoặc thông tin không phù hợp được gắn vào các tập tin và nó có thể được xem bởi những người mà bạn đang gửi đi.

Nhiều tài liệu được gửi đi cho phép người xem có quyền sửa đổi vì thế trong quá trình này, các tài liệu có thể tích lũy thông tin mà bạn không muốn trong phiên bản cuối cùng, chẳng hạn như tên của những người đã làm việc trên các tài liệu, ý kiến ​​nhận xét đã được thêm vào các tập tin, hoặc văn bản ẩn. Thông tin này không phải là một mối quan tâm nếu phiên bản cuối cùng là được cung cấp dưới dạng một bản in.

Để kiểm tra một số thông tin đính kèm, bạn có thể hiển thị thuộc tính của tài liệu trên trang Backstage view. Bạn có thể thay đổi hoặc loại bỏ các thông tin trong Document Panel hoặc hộp thoại Properties. Tuy nhiên, Word cung cấp một công cụ gọi là Document Inspector để tự động hóa quá trình tìm kiếm và loại bỏ tất cả những thứ không liên quan và các thông tin mang tính bảo mật. Sau khi chạy Document Inspector, bạn sẽ thấy một bản tóm tắt các kết quả tìm kiếm, và có thể lựa chọn loại bỏ tất cả các thông tin tìm thấy trong mỗi danh mục.

 

Word cũng cung cấp hai công cụ khác:

 

- Check Accessibility: Kiểm tra các yếu tố tài liệu và định dạng mà có thể là khó khăn cho những người khuyết tật đọc.

 

- Check Compatibility: Kiểm tra khả năng tương thích cho việc sử dụng các tính năng không được hỗ trợ trong phiên bản trước đó của Word.

 

Sau khi đã xử lý thông tin không liên quan và các vấn đề tiếp cận và khả năng tương thích, bạn có thể đánh dấu tài liệu lần cuối cùng và thiết lập tập tin chỉ đọc, để người khác biết rằng họ không nên thay đổi các tài liệu phát hành này.

 

 

 

Các tin khác