Tin tức

[Học Word 2013] Bài 7: Xem trước, in và phân phối tài liệu - Phần 1

26/10/2013

Khi bạn hoàn thành việc xây dựng một tài liệu, bạn thường muốn phân phối bằng cách in hoặc gửi bản điện tử. Trước khi gửi tài liệu, bạn nên kiểm tra xem các trang đã đáp ứng yêu cầu đặt ra hay chưa, chẳng hạn như tiêu đề để in trên các trang riêng biệt từ văn bản. Microsoft Word 2013 cung cấp một số công cụ bạn có thể sử dụng để biểu diễn cách thức văn bản xuất hiện trên từng trang và kiểm soát cách bố trí trang. Nó cũng cung cấp các công cụ để hoàn thiện tài liệu điện tử và đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng của tất cả các công việc khó khăn của bạn không có dấu vết của thông tin cá nhân hoặc bí mật. Khi bạn đã sẵn sàng để in, bạn có thể kiểm soát chính xác có bao nhiêu bản sao và những gì tài liệu của bạn xuất hiện trên giấy.

Trong bài học này, đầu tiên bạn sẽ xem trước tài liệu và thực hiện một số điều chỉnh để cải thiện trình bày của nó. Sau đó, bạn sẽ xem xét các tùy chọn có sẵn để kiểm soát ngắt trang. Bạn sẽ in một tài liệu, và cuối cùng, bạn sẽ kiểm tra và hoàn thiện nó để phân phối điện tử.

Xem trước và điều chỉnh bố cục trang

Định dạng trang in, khổ giấy, lề

Mỗi khi tạo tệp mới, trong cửa sổ văn bản đã có sẵn một trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn bản (thường là khổ giấy giấy letter hoặc giấy A4). Chỉ khi nào cần đến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn lại khổ giấy khác

Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, chọn mũi tên dưới góc phải để mở hợp thoại Page Setup

- Paper Size: chọn loại giấy, kích thước tương ứng sẽ hiện ra trong width và height, nếu chọn Custom phải nhập số đo kích thước giấy trong hộp width và height.

 

- Top          : Lề đỉnh của trang in

- Bottom : Lề đáy của trang in

- Left : Lề trái của trang in

- Right : Lề phải của trang in

Nếu bạn dùng lệnh Mirror Margins để làm sách (tạo tính đối xứng giữa các trang) thì lệnh leftright sẽ trở thành InsideOutside

- Gutter : Khoảng cách dùng để đóng gáy sách

- From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer

- Orientation: chọn hướng in

+ Portrait: Giấy dọc

+ Landscape: Giấy ngang

- Mirror margins: Đặt lề đối xứng nhau. Nếu lệnh này được sử dụng, giấy sẽ được phân biệt thành trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng để in sách.

Chỉnh sửa lề trang và định hướng trang

Lề trang có thể được chỉnh sửa qua các bước sau:

- Chọn tab Page Layout trên nhóm Ribbon

- Trên nhóm Page Setup, kích chọn Margins

- Chọn Default Margin

- Chọn vào Custom Margins và hoàn thành hộp thoại.

Xem trước khi in

Làm việc trên tài liệu của bạn trong chế độ xem Print Layout giúp đảm bảo rằng các tài liệu trông gọn gàng trên trang. Tuy nhiên, trước khi bạn in tài liệu, hầu như bạn phải luôn luôn kiểm tra xem nó như thế nào khi in trên giấy bằng cách xem trước nó. Xem trước là điều cần thiết cho các tài liệu nhiều trang nhưng cũng hữu ích ngay cả đối với các tài liệu một trang. Để xem trước một tài liệu, bạn sẽ hiển thị trang in của trang Backstage View và sau đó thông qua các tài liệu được hiển thị trong khung bên phải. Cách hiển thị này cho thấy chính xác cách thức mỗi trang của tài liệu sẽ được in trên máy in chỉ định.

Nếu không muốn những gì bạn thấy trong cửa sổ xem trước của trang in, bạn không cần phải rời khỏi chế độ Backstage view để thực hiện điều chỉnh. Khung giữa giữa của trang Pint cung cấp công cụ để thực hiện các thay đổi sau:

-         Hướng (Orientation): Bạn có thể chuyển hướng in. Hướng in mặc định là Portrait (dọc giấy).

-      Khổ giấy (Paper size ): Bạn có thể chuyển sang một trong các khổ giấy có sẵn cho các máy in được lựa chọn từ một danh sách

-      Lề giấy (Margins): Thay đổi lề tài liệu để thông tin có thể xuất hiện trên mỗi trang. Bạn có thể chọn chế độ ngầm định của Word cho lề trên, dưới, trái, và bên phải, hoặc thiết lập tùy chỉnh lề

Nếu máy in của bạn có khả năng mở rộng các trang của tài liệu của bạn, bạn cũng sẽ thấy một tùy chọn để thiết lập số lượng trang in trên một tờ giấy, lên đến 16. Bạn có thể sử dụng tùy chọn này để in một cuốn sách nhỏ với hai trang trên một tờ sẽ được gấp lại ở giữa. Bạn cũng có thể thấy tiện lợi khi sử dụng tùy chọn này để tiết kiệm giấy, nhưng nhớ rằng trang nhỏ sẽ gây khó khăn khi đọc

Bạn cũng có thể mở hộp thoại Page Setup từ trang Printer để thực hiện nhiều điều chỉnh.

Các tin khác