Tin tức

[Học Word 2013] Bài 5: Tổ chức thông tin theo cột và bảng - Phần 3

23/10/2013


Trình bày thông tin trong bảng.

Bảng là một cấu trúc bao gồm cột và hàng. Mỗi cột và hàng có thể được đặt tên tiêu đề, mặc dù một số bảng chỉ có tiêu đề cột hoặc tiêu đề hàng. Giao của mỗi cột và hàng là một ô chứa dữ liệu (văn bản hoặc thông tin số).

Bạn có thể tạo các bảng trống hoặc được định nghĩa trong một tài liệu Word bằng các cách sau:

-         Chèn bảng từ bộ sưu tập bảng, trong đó có sẵn từ nhóm Tables trên tab Insert, hiển thị một lưới đơn giản.

Nhấp chuột vào một ô trong lưới chèn một bảng trống. Chỉ ra số hàng và cột bạn muốn tạo bảng trong lưới với chiều cao của hàng như nhau.

Để chèn một bảng trống tùy chỉnh, bạn có thể bấm vào Insert Table trên menu ở dưới cùng của bộ sưu tập Insert Table… để mở hộp thoại Insert Table, trong đó bạn có thể xác định số hàng và cột cũng như độ rộng  cột.

Để chèn một bảng trống không xác định rõ ràng, bạn có thể nhấp Draw Table bên dưới bảng lưới trong các bộ sưu tập Insert Table. Lệnh này sẽ hiển thị một bút chì mà bạn vẽ các ô một cách trực tiếp trên tài liệu Word để tạo ra một bảng. Bạn có thể kiểm soát kích thước và khoảng cách giữa các hàng và cột.

Ngoài việc tạo bảng trống, bạn có thể chèn bảng có sẵn thông qua công cụ Quick Tables, là các bảng được định nghĩa trước các định dạng dữ liệu theo đó, bạn có thể thay thế thông tin phù hợp với riêng bạn. Các mẫu bảng dựng sẵn trong Quick Tables bao gồm các loại lịch, bảng đơn giản, bảng với các tiêu đề phụ và danh sách theo tab. Bạn cũng có thể lưu bảng tùy chỉnh của mình vào thư viện Quick Tables để sử dụng lại thường xuyên vào bất kỳ tài liệu nào bạn muốn.

Một bảng mới xuất hiện trong tài liệu là một tập hợp của các ô, với các đường viền. (Trong một số Quick Tables, các đường lưới được tắt.) Mỗi ô có chứa một ký kiệu cuối ô, và mỗi hàng kết thúc với một ký hiệu cuối hàng. (Các ký hiệu cuối của ô và các hàng giống nhau về hình dạng, và chỉ xuất hiện khi bạn hiển thị định dạng đánh dấu trong tài liệu). Khi trỏ vào một bảng, một biểu tượng xuất hiện ở góc trên bên trái và biểu tượng xử lý kích thước ở góc dưới bên phải của bảng. Khi con trỏ ở trong bảng, hai công cụ của bảng hiển thị theo ngữ cảnh Design and Layout xuất hiện trên ribbon.

Sau khi tạo một bảng, bạn có thể nhập dữ liệu (chẳng hạn như văn bản, số, hoặc đồ họa) vào các ô của bảng. Bấm phím Tab để di chuyển con trỏ chuột từ ô này sang ô khác. Nhấn Tab khi con trỏ ở ô cuối cùng của một dòng sẽ di chuyển con trỏ đến ô đầu tiên của hàng tiếp theo. Nhấn Tab khi con trỏ ở ô cuối cùng của dòng cuối cùng sẽ thêm một hàng mới vào bảng và di chuyển con trỏ đến ô đầu tiên của hàng đó.

Nếu dữ liệu muốn trình bày trong một bảng đã tồn tại trong tài liệu, hoặc là văn bản thông thường hoặc như một danh sách tab, bạn có thể chuyển đổi văn bản vào một bảng bằng cách chọn nó và sau đó nhấp vào Convert Text To Table trong bộ sưu tập Insert Table. Ngược lại, bạn có thể chuyển đổi một bảng đang được kích hoạt thành văn bản thông thường bằng cách nhấn vào nút Convert To Text trong nhóm Data trên các tab Layout.

Bạn có thể thay đổi cấu trúc của bảng bằng cách thay đổi kích thước của bảng, thay đổi kích thước của một hoặc nhiều cột hoặc hàng, hoặc thêm hoặc loại bỏ các hàng, cột, hoặc các ô riêng lẻ.

Các phương thức cơ bản để thao tác một bảng hoặc nội dung của nó như sau:

-         Chèn một dòng hoặc cột: Nhấp vào bất cứ nơi nào trong một hàng hoặc cột tiếp giáp với nơi bạn muốn chèn. Sau đó vào tab Layout, trong nhóm Rows & Columns, nhấn nút Insert Above, Insert Below, Insert Left, hoặc Insert Right.

Lựa chọn nhiều hơn một dòng hoặc cột trước khi bạn nhấp vào một nút Insert sẽ chèn số hàng hoặc cột được chọn trong bảng tương ứng.

-      Xóa một dòng hoặc cột: Nhấp vào bất cứ nơi nào trong hàng hoặc cột, và trong nhóm Rows & Columns, nhấp vào nút Delete. Sau đó nhấp vào ô Delete Cells, Delete Columns, Delete Rows, hoặc Delete Table.

-         Thay đổi kích thước của toàn bộ bảng: Đặt con trỏ vào bất kỳ ô nào trong bảng, kéo cần thay đổi kích thước bảng ở góc dưới bên phải của bảng.

-         Thay đổi kích độ rộng cột và chiều cao hàng: Không chọn cột, kéo biên phải của nó sang trái hoặc phải. Không hàng, kéo đường biên dưới của nó lên hoặc xuống. (Nếu bạn chọn một cột hoặc hàng và sau đó kéo biên của nó, chỉ có cột hoặc hàng được chọn thay đổi).

-         Di chuyển một bảng: Đặt con trỏ vào bảng, và sau đó kéo nút điều khiển di chuyển xuất hiện ở góc trên bên trái của bảng đến một vị trí mới. Hoặc sử dụng lệnh CutPaste trong nhóm Clipboard trên tab Home để di chuyển bảng.

-         Gộp các ô: Tạo ô được kết hợp từ nhiều cột hoặc các hàng khác bằng cách chọn các ô bạn muốn kết hợp và nhấn vào nút Merge Cells trong nhóm Merge trên tab Layout. Ví dụ, để căn giữa một tiêu đề trong hàng đầu tiên của một bảng, bạn có thể kết hợp tất cả các ô trong hàng để tạo ra một ô gộp kéo dài theo chiều rộng của bảng.

-         Tách ô: Ngược lại với gộp ô, tách một ô thành nhiều ô bằng cách nhấn vào nút Split Cells trong nhóm Merge trên tab Layout và sau đó xác định số cột và hàng bạn muốn.

-         Sắp xếp thông tin: Nhấp vào nút Sort trong nhóm Data trên tab Layout để sắp xếp các hàng theo chiều tăng hoặc giảm bởi các dữ liệu trong bất kỳ cột nào bạn muốn. Ví dụ, trong một bảng có các cột tiêu đề tên, địa chỉ, mã Zip, và số điện thoại, bạn có thể sắp xếp vào một trong các cột để thông tin được sắp xếp theo tự chữ cái hoặc số.

 

 


Các tin khác