Tin tức

[Học Word 2013] Bài 5: Tổ chức thông tin theo cột và bảng - Phần 1

18/10/2013

Thông tin trong tài liệu thường được trình bày dưới dạng các đoạn văn bản. Để thực hiện một tài liệu văn bản dễ đọc hơn, bạn có thể trình bày văn bản trong hai hoặc nhiều cột, hoặc bạn có thể hiển thị thông tin trong một bảng. Ví dụ, thể hiện văn bản trong nhiều cột là một thực tế phổ biến trong các bản tin, tờ rơi, và tài liệu quảng cáo và trình bày thông tin trong bảng là phổ biến trong các báo cáo.

Khi cần phải trình bày dữ liệu trong một tài liệu, sử dụng một bảng thường có hiệu quả hơn mô tả dữ liệu trong một đoạn văn, đặc biệt là khi các dữ liệu bao gồm các giá trị số. Thông tin trình bày dạng bảng làm cho dữ liệu dễ dàng đọc và hiểu hơn. Một lượng nhỏ dữ liệu có thể được thể hiện trong cột đơn giản, cách nhau bằng tab, tạo thành một danh sách theo tab (thẻ). Một số lượng lớn dữ liệu, hoặc dữ liệu phức tạp hơn, được trình bày tốt hơn trong một bảng, với một cấu trúc gồm các hàng và cột.

Trong bài này, đầu tiên bạn sẽ tạo và sửa đổi văn bản theo cột. Sau đó, bạn sẽ tạo ra một danh sách theo thẻ đơn giản. Cuối cùng, bạn sẽ tạo ra các bảng từ  văn bản hiện hành, và định dạng một bảng theo nhiều cách khác nhau.

Trình bày thông tin theo cột

Theo mặc định, Microsoft Word 2013 hiển thị văn bản theo một cột kéo dài cùng với chiều rộng của trang giữa lề trái và phải. Bạn có thể thực hiện chia văn bản được hiển thị trong hai, ba, hoặc nhiều cột để tạo ra bố cục như được sử dụng trên các tờ báo và tạp chí. Khi định dạng văn bản theo dạng nhiều cột, các văn bản lấp đầy cột đầu tiên trên mỗi trang và sau đó di chuyển đến phía trên của cột tiếp theo. Bạn có thể tự chỉ rõ nơi bạn muốn các văn bản kết thúc trong mỗi cột.

  

Bộ sưu tập mẫu cột trong nhóm Page Setup trên tab Page Layout hiển thị một số tùy chọn tiêu chuẩn để phân chia văn bản thành các cột. Bạn có thể chọn một, hai, hoặc ba cột với chiều rộng bằng nhau hoặc hai cột với chiều rộng không bằng nhau. Nếu các tùy chọn tiêu chuẩn không phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có thể chỉ rõ số lượng và chiều rộng của cột. Số cột bị hạn chế bởi chiều rộng và lề của trang, và mỗi cột phải rộng ít nhất là 1/2 inch.

Không quan trọng cách làm thế nào thiết lập các cột ban đầu, bạn có thể thay đổi bố cục hoặc độ rộng cột bất cứ lúc nào.

Bạn có thể định dạng toàn bộ tài liệu hoặc một phần của một tài liệu trong cột. Khi chọn một phần văn bản và định dạng nó dưới dạng cột, Word tự động xác định vị trí bắt đầu và kết thúc của văn bản được lựa chọn để phân định khu vực mà các định dạng cột được áp dụng. Trong văn bản cột, bạn có thể thêm ngắt cột để xác định nơi bạn muốn kết thúc một cột và bắt đầu cột khác. Các phần ngắt và cột có thể nhìn thấy khi trong tài liệu.

Bạn có thể áp dụng cơ chế định dạng các ký tự và đoạn định dạng cho cột văn bản với cùng một cách trong văn bản. Dưới đây là một số lời khuyên cho định dạng cột văn bản:

- Khi trình bày văn bản trong cột hẹp, bạn có thể điều chỉnh cho các đoạn văn (sắp xếp các văn bản với các cạnh trái và phải) để đạt được một sự xuất hiện gọn gàng. Để điều chỉnh cho các đoạn văn, Word điều chỉnh khoảng cách giữa các từ, về cơ bản di chuyển không gian trống xuất hiện vào cuối dòng vào các khoảng trống giữa các từ.

-  Để lấp đầy hoàn toàn nhiều cột, bạn có thể thêm các gạch nối các văn bản ngắt các từ thành các âm tiết để điền vào các khoảng trống.

Để thực hiện chia cột:

Cách thứ nhất: gõ văn bản trước, chia cột sau:

- Bước 1: nhập văn bản một cách bình thường, hết đoạn nào thì nhấn Enter để xuống hàng. Sau khi đã gõ hết nội dung văn bản, bạn hãy nhấn Enter để con trỏ xuống hàng tạo một khoảng trắng.

- Bước 2: chọn khối văn bản (không chọn khối dòng trắng ở trên), tại thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup bạn chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định.

- Nhấn vào More Columns hiển thị hộp thoại và thực hiện các thiết lập

-          Presets:

Các mẫu chia cột

-          One – Two – Three:

Các cột có độ rộng bằng nhau

-          Left – Right:

Các cột có độ rộng khác nhau

-          Number of Columns:

Số cột (nếu muốn số cột chữ >3)

-          Line Between:

Đường kẻ giữa các cột

-          Width and Spacing:

Điều chỉnh độ rộng và khoảng cách

-          Equal column width:

Các cột có độ rộng cột bằng nhau nếu nhắp chọn vào ô vuông phía trước

 

Cách thứ hai: chia cột trước, gõ văn bản sau (dùng trong trường hợp toàn bộ văn bản được chia theo dạng cột báo).

- Tại tab Page Layout, trong nhóm Page Setup bạn chọn các mẫu cột do Word mặc nhiên ấn định - Nhập văn bản vào.

- Tại tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, chọn Breaks, Column Break: để ngắt cột khi bạn muốn sang các cột còn lại.

 

Các tin khác