Tin tức

[Học Excel 2013] Bài 5: In nội dung sổ tính - Phần 3

11/11/2013

Xem bảng tính trước khi in

Bạn có thể xem bảng tính sẽ được in bằng cách nhấn vào tab File và sau đó nhấp vào Print trong khung bên trái. Khi đó, Excel sẽ hiển thị bảng tính hoạt động trong chế độ xem Backstage, trong đó bao gồm một bản xem trước của bảng in.

Khi Excel hiển thị bảng tính trong giao diện Backstage, nó cho thấy bảng tính hoạt động giống như sẽ được in với các thiết lập hiện tại. Ở dưới cùng của giao diện Backstage, Excel chỉ ra bao nhiêu trang bảng tính sẽ yêu cầu khi in và số lượng các trang web mà bạn đang xem.

Thay đổi ngắt trang trong bảng tính

Một cách khác để tác động đến bảng tính xuất hiện trên trang in là thay đổi nơi Excel gán ngắt trang của nó. Một ngắt trang là điểm mà tại đó Excel in tất cả các dữ liệu tiếp theo trên một trang giấy mới. Bạn có thể thực hiện những thay đổi này gián tiếp bằng cách sửa đổi lề của một bảng tính, nhưng bạn có thể thực hiện trực tiếp bằng cách hiển thị tài liệu trong chế độ Page Break Preview. Để hiển thị bảng tính của bạn trong chế độ Page Break Preview, trên tab View, trong nhóm Workbook Views, kích Page Break Preview.

Các đường màu xanh trong cửa sổ đại diện cho các ngắt trang. Nếu bạn muốn thiết lập một ngắt trang thủ công, bạn có thể làm như vậy bằng cách hiển thị bảng tính trong chế độ Page Break Preview, kích chuột phải vào tiêu đề hàng của hàng bên dưới mà bạn muốn các trang mới để bắt đầu, và nhấn Insert Page Break. Nói cách khác, nếu bạn kích chuột phải vào tiêu đề hàng của dòng 15 và nhấn Insert Page Break, hàng 14 sẽ là dòng cuối cùng trên trang in đầu tiên, và hàng 15 sẽ là hàng đầu tiên trên trang in thứ hai. Kỹ thuật tương tự được áp dụng cho các cột: Nếu bạn kích chuột phải vào tiêu đề cột H và nhấn Insert Page Break, cột G sẽ là cột cuối cùng trên trang in đầu tiên, và cột H sẽ là cột đầu tiên trên trang in thứ hai.

Bạn cũng có thể thêm ngắt trang mà không hiển thị bảng tính trong chế độ Page Break Preview. Để thêm vào một trang trong khi sổ tính đang mở trong chế xem Normal, bấm vào một hàng hoặc tiêu đề cột và sau đó, trên tab Page Layout, trong khu vực Page Setup, nhấn Break, và sau đó nhấn Insert Page Break. Các mục trong danh sách Break cũng cho phép bạn xóa một ngắt trang hoặc thiết lập lại tất cả các ngắt trang trong bảng tính của bạn.

Để di chuyển một ngắt trang, kéo dòng đại diện đến vị trí mới của nó. Excel sẽ thay đổi các thuộc tính của bảng tính để các khu vực bạn định nghĩa sẽ được in trên một trang duy nhất.

 

Các tin khác