Tin tức

[Học Excel 2013] Bài 4: Áp dụng hiệu ứng hình ảnh - Phần 4

08/11/2013

Định dạng dữ liệu dựa trên giá trị

Thông tin số gói sản phẩm, và nhiều dữ liệu kinh doanh khác trong một bảng tính cho phép bạn thực hiện các quyết định quan trọng về hành động. Và như đã thấy trước đó trong bài học này, bạn có thể thay đổi sự xuất hiện của nhãn dữ liệu và bảng tính riêng của mình để diễn giải dữ liệu dễ xem hơn.

Một cách khác có thể làm cho dữ liệu dễ giải thích là thay đổi sự thể hiện của dữ liệu dựa trên chính giá trị của nó. Các định dạng này được gọi là định dạng có điều kiện vì dữ liệu phải đáp ứng các điều kiện nhất định, được xác định theo quy tắc định dạng có điều kiện. Ví dụ, nếu giám đốc điều hành muốn làm nổi bật bất kỳ thông tin bán hàng ngày thứ năm cao hơn mức trung bình trong tuần, anh ta có thể định nghĩa một định dạng có điều kiện xác định giá trị trong tổng doanh thu và thay đổi định dạng của nội dung của ô đáp ứng thỏa mãn điều kiện.

Để xây dựng một định dạng có điều kiện, bạn chọn ô muốn áp dụng định dạng, hiển thị tab Home, và sau đó trong nhóm Styles, nhấn Conditional Formatting để hiển thị một menu các định dạng có điều kiện. Trong Excel, bạn có thể định nghĩa các định dạng có điều kiện thay đổi cách thức chương trình hiển thị dữ liệu trong các ô có chứa các giá trị ở trên hoặc dưới giá trị trung bình của các ô có liên quan, có chứa các giá trị gần đầu hoặc cuối của phạm vi giá trị, hoặc chứa các giá trị nhân bản ở nơi khác trong vùng đã chọn.

 

Khi chọn loại điều kiện để tạo, Excel sẽ hiển thị một hộp thoại có chứa các trường và điều khiển bạn sử dụng để xác định các quy tắc. Để hiển thị tất cả các quy tắc cho các ô được chọn, hiển thị tab Home, và sau đó trong nhóm Styles, nhấn Conditional Formatting. Trên trình đơn, nhấp vào Manage Rules để hiển thị hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager.

   

Hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager cho phép bạn điều khiển các định dạng có điều kiện theo các cách sau:

-          Tạo một quy tắc mới bằng cách nhấn vào nút New Rule.

-          Thay đổi một quy tắc bằng cách nhấn vào quy tắc và sau đó nhấp vào nút Edit Rule.

-          Hủy bỏ một quy tắc bằng cách nhấn vào quy tắc và sau đó nhấp vào nút Delete Rule.

-          Di chuyển một quy tắc lên hoặc xuống theo thứ tự bằng cách nhấn vào quy tắc và sau đó nhấp vào nút Move Up hoặc Move Down.

-          Điều khiển có hay không Excel tiếp tục đánh giá các định dạng có điều kiện khi nó tìm thấy một quy tắc để áp dụng bằng cách chọn hoặc xóa hộp kiểm Stop If True .

-          Lưu quy tắc mới và đóng Conditional Formatting Rules Manager bằng cách nhấn OK.

-          Lưu quy tắc mới nhưng không đóng Conditional Formatting Rules Manager bằng cách nhấn Apply.

Sau bạn tạo một quy tắc, bạn có thể thay đổi định dạng được áp dụng nếu các quy tắc là đúng bằng cách nhấn vào quy tắc và sau đó nhấp vào nút Edit Rule để hiển thị hộp thoại Edit Formatting Rule. Trong hộp thoại, bấm vào nút Format để hiển thị hộp thoại Format Cells. Sau khi định nghĩa định dạng, nhấn OK để hiển thị các quy tắc.

Excel cho phép tạo ra ba loại định dạng có điều kiện: thanh dữ liệu, gam màu, và bộ biểu tượng (data bars, color scales, và icon sets). Thanh dữ liệu tóm tắt tầm quan trọng tương đối của các giá trị trong một dãy các ô bằng cách mở rộng một dải màu biến đổi trong ô.

Bạn có thể tạo ra hai loại thanh dữ liệu trong Excel 2013: tô màu và biến đổi màu. Khi thanh dữ liệu được giới thiệu trong Excel 2007, chúng lấp đầy các ô với một  giải màu sắc giảm cường độ khi di chuyển qua các ô. Kiểu tô màu biến đổi đã làm gây một chút khó khăn để xác định độ dài tương đối của hai thanh dữ liệu vì các điểm kết thúc không khác biệt như nó có được sử dụng thanh dữ liệu à một màu. Excel 2013 cho phép bạn lựa chọn giữa một mô hình điền dạng rắn, làm cho các cạnh bên phải của thanh dễ dàng để phân biệt hơn, và tô màu biến đổi, có thể sử dụng nếu chia sẻ bảng tính với các đồng nghiệp sử dụng Excel 2007.

Excel cũng vẽ thanh dữ liệu khác so với Excel 2007. Excel 2007 vẽ một thanh dữ liệu ngắn cho giá trị thấp nhất trong một phạm vi và thanh dữ liệu dài cho giá trị cao nhất. Vấn đề là giá trị tương tự có thể được đại diện bởi các thanh dữ liệu có độ dài rất khác nhau nếu không có nhiều chênh lệch giữa các giá trị trong phạm vi có điều kiện định dạng. Trong Excel 2013, các thanh dữ liệu so sánh giá trị dựa trên khoảng cách của chúng từ số không, giá trị tương tự như vậy được tổng hợp sử dụng những thanh dữ liệu có độ dài tương tự.

Các gam màu so sánh mức độ tương đối của các giá trị trong một dãy các ô  bằng cách áp dụng màu sắc từ một tập hai hoặc ba màu cho ô. Cường độ của màu của ô bào phản ánh xu hướng của giá trị phía trên hoặc dưới cùng của các giá trị trong dãy.

Sử dụng các biểu tượng bao gồm bộ sưu tập của ba, bốn, hoặc năm hình ảnh mà Excel hiển thị khi quy tắc nhất định được đáp ứng.

Bộ biểu tượng đã được giới thiệu trong Excel 2007, bạn có thể áp dụng để gán cho tất cả, nhưng không thể tạo ra bộ biểu tượng tùy chỉnh, hoặc chọn để Excel 2007 hiển thị không có biểu tượng nếu giá trị trong một ô đáp ứng một tiêu chuẩn. Trong Excel 2010 và Excel 2013, bạn có thể hiển thị bất kỳ biểu tượng từ bất kỳ tập biểu tượng, hoặc tiêu chí hiển thị không có biểu tượng.

Khi nhấp vào một thang màu hoặc biểu tượng đặt trong Conditional Formatting Rules Manager, sau đó nhấn vào nút Edit Rule, bạn có thể kiểm soát khi Excel áp dụng một màu hoặc biểu tượng cho dữ liệu.

 

Các tin khác