Tin tức

[Học Excel 2013] Bài 4: Áp dụng hiệu ứng hình ảnh - Phần 1

08/11/2013

Nhập dữ liệu vào một bảng tính hiệu quả giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhưng bạn cũng phải đảm bảo rằng dữ liệu của bạn dễ đọc. Microsoft Excel 2013 cung cấp cho bạn nhiều cách để làm cho dữ liệu của bạn dễ hiểu, ví dụ, bạn có thể thay đổi font chữ, kích thước các ký tự, hoặc màu sắc được sử dụng để trình bày nội dung của một ô. Nếu một cột trong bảng tính có chứa danh sách các ngày, bạn có thể dễ dàng thiết lập một nhãn (ví dụ, Day) bằng cách trình bày in đậm để làm nổi bật dữ liệu được đề cập. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể định nghĩa một số định dạng tùy chỉnh và áp dụng chúng một cách nhanh chóng cho các ô mong muốn.

Bạn cũng có thể muốn định dạng đặc biệt nội dung của ô để phản ánh giá trị trong ô đó. Ví dụ,  giám đốc điều hành của công ty bạn, muốn tạo ra một bảng hiển thị tỷ lệ phần trăm sản phẩm  không đúng quy cách từ các trung tâm phân phối khu vực. Nếu tỷ lệ này vượt quá một ngưỡng, có thể báo Excel sẽ hiển thị một biểu tượng đèn giao thông màu đỏ, chỉ ra rằng hoạt động của trung tâm vượt quá quy định, đòi hỏi sự chú ý.

Trong bài này, bạn sẽ học cách để thay đổi sự xuất hiện của dữ liệu, áp dụng các định dạng dữ liệu, làm cho con số dễ dàng để đọc, thay đổi cách hiển thị dữ liệu dựa trên giá trị của nó, và thêm hình ảnh vào bảng tính.

Định dạng ô

Bảng tính Excel có thể chứa và xử lý rất nhiều dữ liệu, nhưng khi quản lý nhiều bảng nó có thể gặp khó khăn để nhớ từ tiêu đề của một bảng tính một cách chính xác những gì dữ liệu được lưu trong bảng tính. Nhãn dữ liệu cung cấp thông tin cho bạn và các đồng nghiệp về dữ liệu trong một bảng tính, nhưng điều quan trọng là định dạng các nhãn trực quan. Để làm cho nhãn dữ liệu hoặc bất kỳ dữ liệu khác nổi bật, bạn có thể thay đổi định dạng các ô chứa dữ liệu.

Hầu hết các công cụ cần thiết để thay đổi định dạng của ô có thể được tìm thấy trên tab Home. Bạn có thể áp dụng định dạng bằng cách chọn các ô bạn muốn áp dụng kiểu và sau đó nhấp vào lệnh định dạng. Nếu bạn muốn thiết lập nhãn dữ liệu bằng cách làm cho chúng xuất hiện chữ đậm, nhấp vào nút Bold. Nếu bạn đã thực hiện các nội dung của ô đậm, chọn ô và nhấn vào nút Bold sẽ loại bỏ các định dạng.

Các nút lệnh trong nhóm Font của tab Home cung cấp cho bạn các lựa chọn, chẳng hạn như font chữ, có một mũi tên ở cạnh bên phải của nút. Nhấn vào mũi tên sẽ hiển thị một danh sách các tùy chọn truy cập cho nút đó, chẳng hạn như các phông chữ có sẵn trên hệ thống hoặc những màu sắc bạn có thể gán cho một ô.

Một cách khác có thể làm cho một ô nổi bật so với các ô bên cạnh là thêm đường viền giới hạn xung quanh các ô. Để đặt một đường viền cho một hoặc nhiều ô, chọn các ô, và sau đó chọn kiểu đường viền bằng cách chọn Border trong nhóm Font. Excel cung cấp nhiều lựa chọn hơn: Để hiển thị đầy đủ các loại đường viền và kiểu, trong danh sách đường viền, kích vào More Borders. Trang Borders của hộp thoại Format Cells có chứa đầy đủ các công cụ mà bạn có thể sử dụng để định nghĩa đường viền cho các ô.

Bạn cũng có thể làm cho một nhóm các ô nổi bật so với các ô bên cạnh bằng cách thay đổi bóng của nó, đó là màu sắc tô các ô. Trên một bảng tính theo dõi tổng số lượng hàng bán tháng qua, trưởng phòng kinh doanh có thể thay đổi màu sắc tô các ô chứa nhãn dữ liệu để giúp các nhãn nổi bật hơn bằng cách thay đổi định dạng văn bản của nhãn.

Nếu bạn muốn thay đổi các thuộc tính của mỗi ô trong một hàng hoặc cột, bạn có thể nhấp vào tiêu đề của hàng hoặc cột bạn muốn thay đổi và sau đó chọn định dạng mong muốn.

Một công việc mà bạn không thể thực hiện bằng cách sử dụng các công cụ trên tab Home là thay đổi phông chữ tiêu chuẩn cho một bảng tính, được sử dụng trong hộp Name trên thanh công thức. Phông chữ tiêu chuẩn khi cài đặt Excel là Calibri, một font chữ đơn giản,dễ dàng để đọc trên màn hình máy tính và trên các trang in. Nếu bạn muốn chọn phông chữ khác, nhấp vào tab File, và sau đó bấm Options,trên trang General của hộp thoại Options Excel, thiết lập các giá trị trong Use this as default Font Font Size.

Khi làm việc với Excel, có thể bạn phát triển các định dạng ưa thích cho các nhãn dữ liệu, tiêu đề, và các yếu tố bảng khác. Thay vì thêm một đặc tính của định dạng một yếu tố tại một thời điểm cho ô mục tiêu, bạn có thể lưu trữ các định dạng Excel và sử dụng lại khi cần. Bạn có thể tìm thấy các định dạng được định nghĩa trước bằng cách hiển thị tab Home, và sau đó trong nhóm Styles, nhấn Cell Styles.

  

Nhấp chuột vào một kiểu từ các thư viện Cell Styles áp dụng kiểu cho các ô được chọn, nhưng Excel cũng hiển thị một bản xem trước trực tiếp cho một định dạng khi bạn trỏ đến nó. Nếu không có kiểu bạn muốn, bạn có thể tạo ra kiểu riêng của bạn bằng cách nhấn vào New Cell Style… ở dưới cùng của thư viện để hiển thị hộp thoại Style. Trong hộp thoại Style, gõ tên của kiểu mới trong trường Style name, và sau đó nhấp vào Format. Hộp thoại Format Cell được mở.

Sau khi bạn thiết lập các thuộc tính mới cho kiểu mới, nhấn OK để tạo kiểu có sẵn trong thư viện Cell Styles. Nếu muốn xóa một kiểu tùy chỉnh, hiển thị bộ sưu tập Cell Styles, bấm chuột phải vào kiểu, và sau đó nhấn Delete.

Hộp thoại Style khá linh hoạt, nhưng đó là quá mức cần thiết nếu tất cả những gì bạn muốn làm là áp dụng định dạng cho ô khác. Để làm như vậy, hãy sử dụng nút Format Painter,  trong nhóm Clipboard của tab Home. Chỉ cần nhấp vào ô có chứa định dạng bạn muốn sao chép, nhấn vào nút Format Painter, và chọn các ô mục tiêu,  Excel áp dụng sao chép định cho vùng mục tiêu.

 

Các tin khác