Tin tức

[Học Excel 2013] Bài 3: Làm việc với dữ liệu và bảng tính Excel 2013 - Nhập và sửa đổi dữ liệu

06/11/2013

Với Microsoft Excel 2013, bạn có thể hình ảnh hóa việc trình bày thông tin một cách hiệu quả bằng cách sử dụng biểu đồ, đồ họa, và định dạng, nhưng dữ liệu là phần quan trọng nhất của bất kỳ một sổ tính nào. Bằng cách tìm hiểu cách nhập dữ liệu một cách hiệu quả, bạn sẽ hạn chế được các lỗi nhập dữ liệu và dành thêm thời gian để phân tích dữ liệu để có thể đưa ra quyết định về việc thực hiện và chỉ đạo chiến lược trong tổ chức của mình.

Excel cung cấp một loạt các công cụ có thể sử dụng để nhập và quản lý dữ liệu bảng tính hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể tổ chức dữ liệu thành các bảng Excel, cho phép lưu trữ và phân tích dữ liệu bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, bạn có thể nhập một loạt các dữ liệu một cách nhanh chóng, lặp lại một hoặc nhiều giá trị, và điều khiển cách định dạng các ô, cột, và các hàng trong Excel được chuyển từ một phần của một bảng tính khác chỉ vài thao tác. Với Excel, bạn có thể kiểm tra chính tả văn bản bảng tính, tìm kiếm các từ thay thế bằng cách sử dụng các Thesaurus, và dịch ra tiếng nước ngoài.

Trong bài học này, bạn sẽ học cách nhập và sửa đổi dữ liệu Excel, di chuyển dữ liệu trong một bảng tính, tìm và thay thế dữ liệu hiện có, sử dụng công cụ tham chiếu và kiểm chứng để tăng cường và tổ chức dữ liệu bằng việc sử dụng các bảng Excel.

Nhập và Sửa đổi dữ liệu

Sau khi tạo một bảng tính, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu. Cách đơn giản nhất để nhập dữ liệu là bấm vào một ô và nhập một giá trị. Phương pháp này rất tốt khi bạn nhập vào một vài dữ liệu, nhưng nó ít hiệu quả khi bạn nhập chuỗi dài hay một loạt các giá trị.

Việc nhập lặp lại các chuỗi giá trị  January, February, March,.. như vậy có thể được xử lý bằng cách sao chép và dán, nhưng có một cách dễ dàng hơn để làm điều đó: sử dụng AutoFill (điền tự động). Với tính năng này, bạn nhập các giá trị đầu tiên trong chuỗi giá trị, bấm và giữ nút điều khiển sao chép ở góc dưới bên phải của ô, và kéo khi đó dữ liệu sẽ được điển cho đến khi bạn xác định dữ liệu là phù hợp. Sử dụng một công cụ tương tự, Fill Series, bạn có thể nhập hai giá trị trong một dãy và sử dụng nút điều kiểm sao chép để mở rộng chuỗi giá trị cần điền trong bảng tính. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo ra một loạt giá trị bắt đầu từ 2 và tăng giá trị lên 2 cho mỗi ô trong chuỗi, bạn có thể nhập 2 vào trong ô đầu tiên và 4 trong ô thứ hai, sau đó chọn cả hai ô, và sau đó sử dụng nút điều khiển sao chép để mở rộng chuỗi cho tới khi đạt được giá trị kết thúc bạn muốn.

Ngoài ra bạn có thể thực hiện một số điều khiển Excel để mở rộng các giá trị trong chuỗi khi bạn kéo nút điều khiển sao chép. Ví dụ, nếu bạn kéo nút điều khiển sao chép lên trên (hoặc sang bên trái), Excel mở rộng chuỗi bao gồm giá trị trước đó. Nếu bạn nhập January trong một ô và sau đó kéo để điền vào các ô xử lý lên trên (hoặc sang bên trái), Excel sẽ điền giá trị December trong ô đầu tiên và November trong ô thứ hai và cứ như vậy.

Một cách khác để điều khiển cách Excel mở rộng một loạt dữ liệu là bằng cách giữ phím Ctrl trong khi bạn kéo nút sao chép. Ví dụ, nếu chọn một ô chứa giá trị January và sau đó kéo điền xử lý xuống, Excel mở rộng chuỗi giá trị bằng cách February trong ô tiếp theo và March cho ô sau đó và cứ như vậy. Nếu giữ phím Ctrl trong khi bạn kéo nút sao chép,  Excel lặp lại giá trị January trong từng ô bạn thêm.

Kỹ thuật nhập dữ liệu khác mà bạn sẽ sử dụng trong phần này là AutoComplete, theo đó phát hiện khi một giá trị bạn nhập tương tự như các giá trị nhập vào trước đó; Chọn từ danh sách thả xuống, từ đó có thể chọn một giá trị từ một trong những giá trị hiện tại trong một cột và Ctrl + Enter, bạn có thể sử dụng để nhập một giá trị trong nhiều ô cùng một lúc.

Bảng sau đây tóm tắt các kỹ thuật nhập dữ liệu.

Phương thức

Mô tả

AutoFill

Nhập giá trị đầu tiên trong một chuỗi các giá trị khuyến nghị và sử dụng nút sao chép để mở rộng chuỗi.

FillSeries

Nhập hai giá trị đầu tiên trong chuỗi và sử dụng nút sao chép để mở rộng chuỗi.

AutoComplete

Gõ một vài ký tự đầu tiên trong một ô, và nếu một giá trị tương tự tồn tại trong cùng một cột, Excel gợi ý giá trị hiện có.

Pick From Drop -Down List

Kích chuột phải vào một ô, và sau đó nhấp vào Pick From Drop – Down List. Một danh sách các giá trị hiện tại trong cột của ô được hiển thị. Nhấp vào giá trị mà bạn muốn nhập vào các ô.

Ctrl+Enter

Chọn một loạt các ô, trong số đó bạn muốn chứa cùng một dữ liệu, nhập dữ liệu trong ô đang hoạt động, và nhấn Ctrl + Enter.

 

Một tính năng tiện dụng trong Excel là nút AutoFill Options xuất hiện bên cạnh dữ liệu bạn thêm vào một bảng tính bằng cách sử dụng nút điều khiển sao chép.

 

 

Bấm vào nút AutoFill Options hiển thị một danh sách các hành động Excel có thể thực hiện cho các ô tác động bởi bạn. Các tùy chọn trong danh sách được tóm tắt trong bảng dưới đây.

Phương thức

Mô tả

Copy Cells

Sao chép nội dung của các ô được lựa chọn cho các ô chỉ định bởi các thao tác điền.

Fill Series

Hành động này điền vào các ô chỉ định bởi thao tác điền với các mục tiếp theo của chuỗi.

Fill Formatting Only

Sao chép định dạng của ô được chọn cho các ô chỉ định bởi thao tác điền, nhưng không đặt bất kỳ giá trị nào vào ô đích.

Fill Without Formatting

Hành động này điền các giá trị vào các ô nhưng bỏ qua các định dạng từ các ô nguồn.

Fill Days, Weekdays, ..

Giá trị điền của tùy chọn này thay đổi theo dòng bạn mở rộng. Ví dụ, nếu bạn mở rộng các giá trị Wed, Thu, và Fri, Excel mô tả hai lựa chọn, Fill Days và   Fill Weekdays, và bạn có thể chọn một trong hai. Nếu không sử dụng trình tự được chấp nhận, tùy chọn này không xuất hiện.

 

Các tin khác