Tin tức

[Học Excel 2013] Bài 3: Làm việc với dữ liệu và bảng tính Excel 2013 - Định dạng các bảng Excel

07/11/2013

Với Excel, bạn có thể quản lý danh sách các dữ liệu một cách hiệu quả, cho phép bạn sắp xếp dữ liệu bảng tính dựa trên các giá trị trong một hoặc nhiều cột, giới hạn hiển thị dữ liệu bằng cách sử dụng tiêu chí (ví dụ, chỉ hiển thị khách hàng tại Hà Nội), và tạo công thức tính tổng các giá trị trực quan (có nghĩa là, không lọc) các ô. Trong Excel 2007, nhóm nghiên cứu sản phẩm Excel mở rộng khả năng để quản lý dữ liệu bằng cách giới thiệu bảng Excel. Excel 2010 và Excel 2013 cung cấp cho bạn khả năng tương tự.

Để tạo một bảng Excel, gõ một loạt các tiêu đề cột trong các ô liền kề, và sau đó gõ một hàng dữ liệu bên dưới các tiêu đề. Nhấp vào ô tiêu đề hoặc dữ liệu bất kỳ  bạn vừa nhập, trên tab Home, trong nhóm Styles, nhấn Format As Table. Từ các thư viện mở ra, nhấp vào kiểu bạn muốn áp dụng cho bảng. Khi đó  hộp thoại Format As Table  mở ra, kiểm tra rằng các ô  trong trường Where Is The Data For Your Table? phản ánh lựa chọn hiện tại của bạn và hộp kiểm My Table Has Headers được chọn, và sau đó nhấn OK.

Excel cũng có thể tạo ra một bảng khác từ một vùng dữ liệu hiện tại miễn vùng dữ liệu không có hàng hoặc cột trống trong dữ liệu và không có dữ liệu liên quan trong các ô trực tiếp bên dưới hoặc bên cạnh danh sách. Để tạo ra các bảng Excel, nhấp vào ô bất kỳ trong vùng, sau đó, trên tab Home, trong nhóm Styles, nhấn vào nút Format As Table và chọn một kiểu bảng. Nếu dữ liệu hiện có của đã định dạng áp dụng, định dạng vẫn được áp dụng những ô này khi tạo bảng Excel. Nếu muốn Excel thay thế các định dạng hiện có với định dạng bảng Excel, bấm chuột phải vào kiểu bảng bạn muốn áp dụng và sau đó bấm Apply And Clear Formatting.

Khi muốn thêm dữ liệu vào một bảng Excel, bấm vào ô ngoài cùng bên phải ở hàng dưới cùng của bảng Excel và bấm phím Tab để tạo ra một hàng mới. Bạn cũng có thể chọn một ô trong hàng ngay dưới dòng cuối cùng trong bảng hoặc một ô trong cột ngay bên phải của bảng và gõ một giá trị vào trong ô. Sau khi bạn nhập giá trị và di chuyển ra khỏi ô, các tùy chọn nút AutoCorrect Options xuất hiện. Nếu dữ liệu việc thực hiện không phù hợp cho bảng Excel, bạn có thể nhấp vào Undo Table AutoExpansion để loại các ô từ các bảng Excel. Nếu không muốn Excel bao gồm dữ liệu liền kề trong một bảng Excel, một lần nữa, chọn Stop Automatically Expanding Tables.

Bạn có thể thêm các hàng và cột vào một bảng Excel, hoặc loại bỏ chúng khỏi bảng Excel mà không xóa nội dung của ô, thay đổi kích cỡ bằng cách kéo nút điều khiển ở góc dưới bên phải bảng Excel. Nếu tiêu đề bảng Excel có chứa một chuỗi nhận biết các giá trị (như Region1, Region2, và Region3), và bạn kéo thay đổi kích thước bảng để tạo ra một cột thứ tư, Excel tạo ra cột với các nhãn Region4-giá trị tiếp theo của chuỗi dữ liệu này.

Bảng excel thường chứa dữ liệu bạn có thể tổng hợp bằng cách tính tổng hoặc trung bình, tìm giá trị lớn nhât hoặc nhỏ nhất trong một cột. Để tổng hợp một hoặc nhiều cột dữ liệu, bạn có thể thêm một dòng Total vào bảng Excel.

Khi thêm dòng Total, Excel tạo ra một công thức tổng hợp các giá trị trong cột ngoài cùng bên phải bảng Excel hoặc dòng dưới cùng của bảng (tùy thuộc bố trí bảng dữ liệu). Để thay đổi phương thức tổng hợp, hoặc để thêm một hàm tính toán cho các ô khác trong dòng Total, nhấp vào ô, kích vào mũi tên xuất hiện bên cạnh, và sau đó nhấp vào hàm tổng hợp bạn muốn áp dụng. Nhấn vào More Functions mục trình đơn hiển thị hộp thoại Insert Function, từ đó bạn có thể chọn bất kỳ của các hàm có sẵn trong Excel.

Đôi khi bạn tạo một bảng tính mới, Excel đặt cho bảng Excel một tên chung chung như Table 1 và Table 2. Bạn có thể thay đổi tên một bảng Excel để dễ dàng quản lý, bằng cách nhấn vào ô bất kỳ trong bảng, nhấn vào tab ngữ cảnh Design, sau đó, trong nhóm Properties, chỉnh sửa các giá trị trong hộp Table Name. Việc thay đổi tên bảng Excel có thể không quan trọng, nhưng nó giúp cho công thức tổng hợp dữ liệu Excel dễ hiểu hơn. Bạn nên tạo một thói quen đổi tên bảng Excel, theo đó bạn có thể nhận ra các dữ liệu trong đó.

Nếu vì bất kỳ lý do nào bạn muốn chuyển đổi bảng Excel  trở lại chế độ bình thường của các ô, nhấp vào bất kỳ ô trong bảng Excel sau đó, vào tab theo ngữ cảnh Design, trong nhóm Tools, nhấn Con To Range. Khi Excel hiển thị một hộp thông báo yêu cầu xác nhận chắc chắn việc chuyển đổi bảng, nhấn OK.


Các tin khác